ChatGPTで議事録を作るプロンプト例｜会議メモを決定事項とTODOに整理する手順【テンプレ付き】

会議が終わったあと、文字起こしやメモは手元にある。ChatGPTに貼れば、それっぽい要約も出てくる。なのに、上司やチームに送れる議事録にはまだなっていない。

そんな場面で大事なのは、ChatGPTに「議事録を作って」と丸投げすることではありません。先に、何を取り出したい議事録なのかを決めてから渡すことです。

この記事では、ChatGPTで議事録を作るためのプロンプト例と、会議メモを決定事項・TODO・保留事項に整理する手順をまとめます。

ChatGPTで議事録を作る前に、まず分けるもの

ChatGPTは、長い文字起こしを短くまとめるのが得意です。ただし、要約と議事録は同じではありません。

要約は「何が話されたか」を短くするもの。議事録は「何が決まり、次に誰が何をするか」を残すものです。

会議メモや文字起こしを使う前に、まず次の6つを分けておきます。

分けるもの	見るポイント
会議の目的	何を決めるための会議だったか
決定事項	すでに決まったこと。あとで蒸し返さないもの
TODO	誰が、いつまでに、何をするか
保留事項	まだ決まっていないこと。追加確認が必要なこと
共有したい要点	参加していない人にも伝えるべき背景
共有しない情報	個人情報、社外秘、まだ確定していない数字など

この分け方を先に持っておくと、ChatGPTの出力を確認しやすくなります。逆に、何も決めずに「議事録を作って」と入れると、きれいな文章ではあるけれど、次の行動が見えにくい議事録になりがちです。

そのまま使えるChatGPT議事録プロンプト例

まずは、会議後に使いやすい基本プロンプトです。文字起こしがある場合も、手書きメモしかない場合も使えます。

このプロンプトのポイントは、「議事録を作る」だけでなく、出力形式を先に指定しているところです。

ChatGPTは、指示があいまいでもそれなりに整った文章を出してくれます。ただ、実務で困るのは、あとから「結局、誰が何をするんだっけ」と見返す時間です。最初からTODOや保留事項を分けて出してもらうと、その確認がかなり楽になります。

短い会議メモなら、まずこの形で十分

15分から30分ほどの打ち合わせであれば、上のプロンプトで十分です。長い会議でなければ、最初から細かく分けすぎるより、まずはシンプルな形で出してもらった方が使いやすいです。

ただし、営業会議、制作進行、採用面談、顧客との打ち合わせなど、会議の種類によって必要な項目は変わります。

• 営業会議なら、顧客の課題、提案内容、次回アクション
• 制作進行なら、修正内容、担当者、期限、確認待ち
• 社内定例なら、決定事項、共有事項、次回までの宿題
• 採用面談なら、評価メモ、懸念点、次回対応

使う場面が決まっているなら、プロンプトの「出力形式」にその項目を足しておくと、より現場に近い議事録になります。

文字起こしをそのまま貼る前にやること

文字起こしデータがあると、ついそのままChatGPTに貼りたくなります。気持ちは分かります。会議後は早く終わらせたいですし、長いテキストを読むだけでも疲れます。

ただ、文字起こしをそのまま貼ると、次のような問題が起きやすくなります。

• 雑談や脱線まで拾ってしまう
• 誰の発言か分からない部分を断定してしまう
• 決定事項と未決事項が混ざる
• 社内だけで扱うべき情報まで入れてしまう
• 長すぎて、出力が途中で薄くなる

長い文字起こしは、3回に分けて使う

文字起こしが長い場合は、一度で完璧な議事録にしようとしない方が安定します。おすすめは、次の3回に分ける方法です。

最初から完成形を求めると、見た目は整っていても中身の確認がしにくくなります。先に材料を抜き出し、次に文章として整える。この順番の方が、会議後の作業では扱いやすいです。

議事録の精度を上げる追加プロンプト

基本プロンプトで議事録を作ったあと、もう一度だけChatGPTに確認してもらうと、抜け漏れに気づきやすくなります。

決定事項だけを確認する

会議では「そうしましょう」と言ったように見えても、実際には仮決めだった、ということがあります。決定事項と保留事項を分けるだけで、共有後の認識ズレを減らせます。

TODOを担当者と期限で並べる

議事録で一番あとから使うのは、たいていTODOです。きれいな文章より、担当者と期限が見える方が仕事は進みます。

共有前の確認点を出す

ChatGPTの出力は便利ですが、そのまま送る前提で使わない方が安全です。会議にない内容を補っていないか、担当者を勝手に決めていないか、共有してよい情報だけになっているかは、人間が最後に見ます。

失敗しやすいChatGPT議事録の使い方

ChatGPTで議事録を作るときに、失敗しやすい使い方も先に知っておくと安心です。

やりがちな使い方	起きやすい問題	対策
「議事録を作って」だけで依頼する	要約文になり、TODOが見えにくい	出力形式を先に指定する
文字起こしを丸ごと貼る	雑談や言い直しまで混ざる	必要な範囲だけ入れる
担当者や期限を推測させる	会議で決まっていない内容が混ざる	不明なものは未定と書かせる
出力をそのまま共有する	誤りや機密情報が残る	共有前チェックを必ず行う

とくに注意したいのは、ChatGPTが自然な文章に整えてくれるほど、間違いに気づきにくくなることです。文章が読みやすいことと、会議内容として正しいことは別です。

会議ツール別の使い方

Zoom、Google Meet、Teamsなどの会議ツールを使っている場合、文字起こしやAI要約が手元に残ることがあります。ただし、ツールごとに使える機能や社内ルールは違います。

ここでは、細かい機能比較ではなく、ChatGPTに渡す前の考え方だけ整理します。

• Zoom: 文字起こしや要約を材料にして、決定事項とTODOを再整理する
• Google Meet: 会議メモ、チャット、共有資料の内容も合わせて確認する
• Teams: トランスクリプトを使う場合は、社内の保存・利用ルールを先に確認する
• 録音データ: まず文字起こしを作り、その後に議事録として整理する

どのツールでも、流れは同じです。記録をそのまま議事録にするのではなく、会議後に必要な情報だけを取り出します。

ChatGPTで議事録を作るのに向いている人、向いていない人

ChatGPTでの議事録作成は便利ですが、すべての会議に向いているわけではありません。

迷う場合は、まず個人情報や社外秘を含まない社内メモから試すのが無難です。AIに任せる範囲を小さくして、出力を確認する流れに慣れてから、使う場面を広げていきます。

会議が多い人は、専用ツールも検討する

月に数回の会議であれば、ChatGPTと手元のメモだけでも十分です。毎回、会議の目的、決定事項、TODOを整理するだけでも、議事録作成の負担はかなり軽くなります。

一方で、毎日のように会議があり、録音、文字起こし、要約、共有までをまとめて効率化したい場合は、AI議事録ツールや文字起こしツールを検討してもいいかもしれません。

ただし、最初からツールを探すより、まずは「自分は議事録のどこに時間がかかっているのか」を見た方が選びやすくなります。

• 文字起こしに時間がかかるのか
• 要点整理に時間がかかるのか
• TODOの確認に時間がかかるのか
• 共有文への書き換えに時間がかかるのか

この詰まりどころが分かると、ChatGPTで十分なのか、専用ツールを使うべきなのかも判断しやすくなります。

まとめ：議事録は、要約ではなく次の行動を残すもの

ChatGPTで議事録を作るときは、きれいにまとめることより、会議後に仕事が進む形にすることを意識します。

今日から使うなら、次の流れで十分です。

文字起こしや会議メモは、議事録の完成品ではなく材料です。ChatGPTには、その材料を並べ直してもらう。最後に、人間が決定事項とTODOを確認する。

この順番にすると、会議後の「まとめなきゃ」が少し軽くなります。

AIで調べた情報を仕事に変える考え方は、こちらの記事でも整理しています。